Automatisation pour associations
Moins d’administratif. Plus de temps pour votre mission.
Adhésions, dons, reçus fiscaux, relances, inscriptions aux événements ou communication : nous automatisons les tâches répétitives qui mobilisent inutilement vos bénévoles et vos salariés.
Vous conservez le contrôle de votre organisation. Les outils prennent simplement en charge ce qui peut être fait automatiquement.
Où part le temps de votre équipe
Des tâches simples qui deviennent lourdes lorsqu’elles se répètent
Les adhésions sont suivies manuellement
Les formulaires papier, les virements, les chèques et les inscriptions en ligne doivent être rapprochés dans plusieurs fichiers. Les informations sont recopiées, parfois avec des erreurs ou des doublons.
Les renouvellements dépendent de relances manuelles
Il faut identifier les adhérents qui n’ont pas renouvelé, préparer les messages puis penser à les relancer. Sans processus régulier, certains quittent silencieusement l’association.
Les reçus et documents sont produits un par un
Attestations, confirmations, convocations ou reçus fiscaux mobilisent plusieurs heures alors que leur contenu est largement répétitif.
Les événements sont organisés depuis une boîte e-mail
Les inscriptions arrivent par plusieurs canaux. Une personne tient une liste à jour, répond aux participants et envoie manuellement les rappels.
Les informations sont dispersées
Un fichier pour les adhérents, un autre pour les paiements, des documents dans plusieurs dossiers et des échanges dans différentes boîtes e-mail : personne ne dispose d’une vision complète.
Le fonctionnement dépend de quelques personnes
Lorsqu’un bénévole quitte l’association, une partie de la méthode et de l’historique peut partir avec lui.
Ce que nous automatisons
Rendez du temps à votre cause
Nous restons sur des outils simples et abordables
L'adhésion et le don en ligne
L'adhérent saisit lui-même ses coordonnées et règle en ligne. La fiche se crée, le paiement se rapproche automatiquement. Le circuit papier reste possible pour ceux qui y tiennent.
Les reçus fiscaux générés et envoyés seuls
Émis automatiquement après chaque don éligible ou en campagne annuelle, avec les mentions requises. La corvée de janvier disparaît.
Les relances de renouvellement programmées
Message avant l'échéance, rappel après, arrêt immédiat dès le paiement. C'est souvent l'automatisation qui rapporte le plus à une association.
Les inscriptions aux événements gérées en ligne
Formulaire, liste à jour en temps réel, rappel la veille, émargement. Vous connaissez vos effectifs sans compter les e-mails.
Un fichier adhérents conforme au RGPD
Hébergement en Europe, consentement tracé pour la newsletter, durées de conservation définies. Un fichier associatif reste un fichier de données personnelles.
Des automatisations concrètes
Faites circuler l’information sans la saisir plusieurs fois
Adhésions et renouvellements
Lorsqu’une personne adhère, sa fiche est créée ou actualisée automatiquement. Le paiement est enregistré, une confirmation est envoyée et les responsables concernés sont informés.
Le parcours papier peut être conservé pour les adhérents qui le souhaitent.
Dons et reçus fiscaux
Les informations utiles sont centralisées afin de préparer, générer et envoyer les reçus selon les règles définies par l’association.
Une validation humaine peut être maintenue lorsque la situation l’exige.
Relances personnalisées
Les adhérents reçoivent un message avant ou après leur date de renouvellement. Les relances s’arrêtent automatiquement dès que le règlement est enregistré.
Inscriptions aux événements
Le formulaire d’inscription alimente une liste actualisée en temps réel. Les confirmations, rappels et informations pratiques peuvent être envoyés automatiquement.
Communication avec les adhérents
Les contacts peuvent être classés selon leur statut, leurs activités ou leurs préférences afin d’envoyer des communications plus pertinentes.
Documents et comptes rendus
Des documents récurrents peuvent être préparés à partir d’informations déjà disponibles, puis transmis aux personnes chargées de les vérifier.
Tableaux de bord
Les dirigeants disposent d’une vision plus claire des adhésions, paiements, renouvellements, inscriptions et actions à traiter.
Un fonctionnement plus fluide
Une seule action peut remplacer plusieurs manipulations
Les résultats attendus
Une organisation plus fiable, même lorsque les équipes changent
Pendant le diagnostic, nous estimons avec vous le temps mobilisé par les tâches actuelles et les gains envisageables. Vous pouvez ainsi décider sur la base d’un bénéfice concret, et pas seulement d’une promesse technique.
Moins de saisies manuelles et de fichiers à maintenir
Moins d’erreurs, de doublons et d’informations oubliées
Des adhérents mieux informés et des réponses plus rapides
Des renouvellements suivis avec davantage de régularité
Une vision actualisée de l’activité de l’association
Des procédures plus faciles à transmettre aux nouveaux bénévoles
Davantage de temps consacré aux adhérents et aux projets
Parlons-en
Quelle tâche aimeriez-vous ne plus avoir à refaire chaque semaine ?
Pendant un échange de 30 minutes, nous examinons votre fonctionnement actuel et identifions les tâches qui pourraient être automatisées.
Cet échange est sans engagement et ne nécessite aucun accès préalable à vos données ou à vos outils.
- Réponse sous 24 heures
- Sans engagement
- Aucun accès préalable à vos données ou à vos outils
Automatiser une campagne annuelle d’adhésion
Exemple concret
Une association gère ses adhésions dans un tableur. Les formulaires arrivent par courrier ou par e-mail et les règlements sont effectués par chèque, virement ou paiement en ligne.
À chaque campagne, les bénévoles doivent identifier les renouvellements, rapprocher les paiements, mettre à jour les coordonnées et envoyer les confirmations.
E-mhotep met en place un processus dans lequel :
-
les informations sont centralisées dans un fichier unique ;
-
chaque paiement actualise le statut de l’adhérent ;
-
une confirmation est envoyée automatiquement ;
-
les personnes n’ayant pas renouvelé reçoivent des rappels programmés ;
-
les responsables disposent d’une liste à jour ;
-
les inscriptions papier peuvent toujours être ajoutées manuellement.
L’équipe intervient uniquement sur les exceptions et les situations nécessitant une décision.
Résultat attendu : une campagne plus facile à suivre, moins de ressaisies et davantage de temps disponible pour accompagner les adhérents.
Commencer par une tâche utile, pas par un grand projet informatique
Commencer par la période d'adhésion
- Étape 01Comprendre votre fonctionnement
Nous examinons la manière dont vous gérez aujourd’hui les adhésions, paiements, documents, événements et communications.
- Étape 02Identifier les meilleures priorités
Nous repérons les tâches fréquentes, répétitives et suffisamment stables pour être automatisées. Nous estimons également leur coût en temps.
- Étape 03Concevoir une première automatisation
Nous commençons par un processus clairement délimité, avec des règles compréhensibles et des points de contrôle humains.
- Étape 04On forme vos bénévoles
Vos équipes changent, l'outil doit rester prenable en main sans nous. Nous laissons une documentation courte et concrète.
- Étape 05Tester avec votre équipe
L’automatisation est testée sur des situations réelles, y compris les cas particuliers et les erreurs possibles.
- Étape 06Former et documenter
Nous transmettons une documentation courte et formons les personnes chargées d’utiliser ou de superviser le système.
- Étape 07Améliorer progressivement
Une fois la première automatisation validée, vous décidez librement s’il est pertinent d’étendre le dispositif à d’autres tâches.
Simple à utiliser et à transmettre
Votre association ne doit pas devenir dépendante d’un expert technique
Les outils doivent rester compréhensibles par les personnes qui les utilisent au quotidien.
Nous privilégions donc des processus simples, documentés et faciles à reprendre lorsque les responsabilités changent.
L’objectif n’est pas de tout automatiser. Il est d’automatiser ce qui apporte réellement du temps, de la fiabilité et du confort à votre équipe.
Selon vos besoins, nous pouvons :
conserver vos outils actuels
connecter plusieurs outils entre eux
prévoir des validations humaines
maintenir un parcours papier
attribuer des droits différents selon les responsabilités
transmettre une documentation pratique
accompagner les nouveaux utilisateurs
Protection des informations
Les données de vos adhérents doivent rester sous contrôle
Une association peut traiter des coordonnées, des paiements, des informations sur les adhésions et parfois des données plus sensibles. Leur circulation doit donc être clairement organisée.
L’automatisation est configurée selon vos règles internes et vos obligations. Elle ne remplace pas l’analyse juridique de votre association ou de son délégué à la protection des données.
Lors de la conception, nous prenons notamment en compte :
les données réellement nécessaires
les personnes autorisées à y accéder
la localisation et les conditions d’hébergement
la traçabilité des consentements
les durées de conservation définies par l’association
les possibilités d’export et de suppression
la sécurisation des échanges entre les outils
la sauvegarde et la réversibilité du dispositif
Vos questions
Ce que les associations nous demandent avant d’automatiser
Ce que les associations nous demandent avant d'automatiser.
Parlons-en
Quelle tâche aimeriez-vous ne plus avoir à refaire chaque semaine ?
Pendant un échange de 30 minutes, nous examinons votre fonctionnement actuel et identifions les tâches qui pourraient être automatisées.
Cet échange est sans engagement et ne nécessite aucun accès préalable à vos données ou à vos outils.
- Réponse sous 24 heures
- Sans engagement
- Aucun accès préalable à vos données ou à vos outils