Automatisation — Avocats
Automatisation pour cabinet d'avocats
Ouverture de dossier, saisie des temps reconstituée en fin de mois, échéances de procédure notées sur trois agendas différents, relances d'honoraires qui dépendent de la vigilance d'un associé. Ces gestes ne relèvent pas du droit, mais ils consomment un temps considérable — et un oubli d'échéance peut coûter bien plus qu'une journée de travail.
Où partent vos heures
Quatre tâches qui ne se factureront jamais
Dans un cabinet, le temps est la seule ressource. Ces gestes le consomment sans qu'aucun client ne les paie.
L'ouverture de dossier refaite à chaque fois
Création de la fiche client, contrôle d'identité et de conflit d'intérêts, lettre de mission, arborescence de dossier : la même séquence, recommencée manuellement à chaque nouveau client.
Les temps reconstitués en fin de mois
Personne ne se souvient précisément de ce qu'il a fait le 8. On sous-estime, on arrondit à la baisse, et une part du travail réel n'est jamais facturée.
Les échéances suivies sur plusieurs agendas
Délais de recours, audiences, prescriptions : notés tantôt dans un agenda, tantôt sur le dossier papier. Un oubli coûte infiniment plus cher que le temps de la saisie.
Les honoraires relancés de mémoire
Provisions non appelées, factures échues depuis deux mois : la relance passe toujours après l'urgence du dossier, et votre trésorerie en pâtit.
Ce que nous automatisons
L'administratif du cabinet, sans toucher au fond des dossiers
Nous automatisons la mécanique, jamais l'analyse juridique. Le secret professionnel encadre strictement ce qui peut sortir de votre cabinet.
L'ouverture de dossier en une seule saisie
Une fiche remplie une fois crée le dossier, l'arborescence, la lettre de mission pré-remplie et l'entrée de facturation. Le contrôle de conflit d'intérêts est déclenché automatiquement.
Une saisie des temps qui ne dépend plus de la mémoire
Rappels quotidiens, saisie en quelques secondes depuis le téléphone, récapitulatif hebdomadaire des heures non affectées. C'est souvent là que se trouve le gain financier le plus direct.
Les échéances centralisées et rappelées
Un calendrier unique, alimenté à l'ouverture du dossier, avec rappels gradués auprès de l'avocat en charge et de son associé. Une échéance ne repose plus sur une seule personne.
Facturation et relances d'honoraires automatisées
Facture générée depuis les temps saisis, appels de provision programmés, relances graduées qui s'arrêtent dès le paiement. Vous validez, vous ne rédigez plus.
Une architecture compatible avec le secret professionnel
Hébergement en Europe, accès par profil, aucune donnée de dossier transmise à un service tiers non maîtrisé. Nous cadrons ce point avant toute mise en œuvre.
Notre méthode
Commencer par la saisie des temps
- 1Cartographie
Nous suivons le parcours d'un dossier, de son ouverture à son encaissement, et nous repérons chaque saisie manuelle. Nous cadrons aussi ce qui relève du secret professionnel.
- 2Priorisation
Nous chiffrons les heures perdues et les honoraires non facturés. Le calcul sur la saisie des temps est généralement sans appel.
- 3Mise en place
Construction, test sur quelques dossiers réels, puis déploiement au cabinet avec formation des collaborateurs concernés.
- 4Surveillance
Alertes en cas d'anomalie, en particulier sur le calendrier d'échéances : une alerte qui ne part pas doit se voir immédiatement.
Vos questions
Questions fréquentes
Ce que les cabinets d'avocats nous demandent avant d'automatiser.
Récupérez des heures facturables
Décrivez-nous ce que votre cabinet fait à la main entre l'ouverture d'un dossier et son encaissement. Nous estimerons ensemble ce que cela représente en heures non facturées. Trente minutes, sans engagement.