Automatisation — Secteur public local
Automatisation pour collectivité
Inscriptions scolaires et périscolaires reçues en papier puis ressaisies, réservations de salles gérées par téléphone et sur un agenda partagé, demandes de subvention associatives instruites sur dossier papier, administrés qui rappellent parce qu'ils n'ont aucune visibilité sur l'avancement de leur demande.
Ce qui sature vos services
Quatre démarches qui encombrent le guichet
Une part importante des passages en mairie concerne des démarches simples, répétitives et parfaitement automatisables.
Les inscriptions scolaires et périscolaires sur papier
Dossiers retirés au guichet, remplis à la main, rapportés, puis ressaisis par vos agents. Chaque famille mobilise deux fois le service.
Les réservations de salles gérées au téléphone
Disponibilités vérifiées sur un agenda partagé, conventions établies à la main, états des lieux sur papier. Et parfois deux réservations sur le même créneau.
Les demandes de subvention instruites sur dossier papier
Formulaires distribués, pièces manquantes réclamées, dossiers comparés à la main avant la commission. Un travail lourd, concentré sur quelques semaines.
Les administrés qui rappellent pour savoir où en est leur demande
Sans accusé de réception ni suivi visible, la seule façon de savoir est d'appeler. Ces appels occupent vos agents sans rien produire.
Ce que nous automatisons
Des démarches en ligne, un accueil préservé
L'objectif n'est pas de fermer le guichet, mais de le réserver à ceux qui en ont réellement besoin.
Des démarches en ligne, saisies une seule fois
Inscriptions scolaires, périscolaires, restauration : l'administré renseigne son dossier et dépose ses pièces. Vos agents instruisent au lieu de retaper.
La réservation de salles en autonomie
Disponibilités réelles consultables, demande en ligne, convention générée automatiquement après validation par le service. Plus de double réservation.
Un circuit de subvention dématérialisé
Dossier en ligne, contrôle automatique des pièces obligatoires, relances aux associations, vue consolidée pour la commission.
Un suivi visible pour l'administré
Accusé de réception immédiat, notification à chaque étape, information sur le délai d'instruction. Les appels « où en est mon dossier » disparaissent.
Un cadre RGPD et souveraineté assumé
Hébergement dans l'Union européenne, outils open source auto-hébergeables, accès par profil et durées de conservation définies. Les données de vos administrés restent sous votre maîtrise.
Notre méthode
Une démarche à la fois, sans exclure personne
- 1Cartographie des démarches
Nous mesurons le volume et le temps de traitement de chaque démarche, et nous identifions celles qui encombrent le plus vos services.
- 2Priorisation et cadrage RGPD
Nous chiffrons le gain par démarche et nous cadrons le traitement des données avec votre délégué à la protection des données dès cette étape.
- 3Mise en place sur une démarche pilote
Une seule démarche d'abord, en conservant le guichet en parallèle. Vos agents valident le circuit avant tout élargissement.
- 4Élargissement et accompagnement
Extension progressive aux autres démarches, avec un dispositif d'aide pour les administrés éloignés du numérique.
Vos questions
Questions fréquentes
Ce que les collectivités nous demandent avant d'automatiser.
Désengorgez votre guichet
Dites-nous quelle démarche mobilise le plus vos agents. Nous estimerons ensemble le temps qu'elle coûte et ce qu'une version en ligne changerait — sans fermer l'accueil. Trente minutes, sans engagement.