Automatisation — Éducation
Automatisation pour école
Dossiers d'inscription reçus en PDF puis ressaisis, pièces manquantes réclamées par téléphone, familles relancées une par une, échéanciers de scolarité suivis sur un tableur, informations diffusées par des e-mails groupés que personne ne lit. Le secrétariat sature au moment où il faudrait accueillir.
Ce qui sature votre secrétariat
Quatre tâches concentrées sur la rentrée
La difficulté d'un établissement n'est pas le volume annuel, c'est sa concentration sur quelques semaines.
Des inscriptions reçues en PDF
Formulaires imprimés, remplis à la main, scannés, renvoyés, puis ressaisis par votre secrétariat. Pour chaque famille, deux fois le même travail.
Des pièces manquantes réclamées par téléphone
Justificatif de domicile, certificat, attestation d'assurance : il en manque toujours une, et la relance se fait famille par famille.
Des informations diffusées par e-mails groupés
Listes de destinataires à jour ou pas, messages qui finissent en indésirables, familles qui affirment n'avoir rien reçu. L'information ne passe qu'à moitié.
Des échéanciers de scolarité suivis sur tableur
Prélèvements, retards, réductions fratrie, bourses : un fichier que seule une personne maîtrise, et que personne n'ose modifier en son absence.
Ce que nous automatisons
Une rentrée qui se prépare, pas qui se subit
Nous déployons hors période de rentrée, pour que tout soit rodé avant le pic.
Une inscription en ligne, saisie une seule fois
La famille remplit le dossier en ligne, dépose ses pièces et reçoit un accusé. Votre secrétariat vérifie au lieu de retaper.
Une collecte de pièces qui se relance seule
Liste des documents attendus par élève, dépôt sécurisé, relances automatiques jusqu'à réception. Les appels de réclamation disparaissent.
Une communication ciblée aux familles
Messages envoyés par classe ou par niveau depuis une liste toujours à jour, avec suivi de lecture. Vous savez qui a reçu l'information.
Des échéanciers de scolarité gérés automatiquement
Échéances, réductions et relances de retard traitées sans tableur, avec une vue claire des encaissements attendus.
Des données d'élèves traitées proprement
Hébergement en Europe, accès par profil, durées de conservation définies. Les données de mineurs demandent une vigilance particulière, que nous intégrons dès la conception.
Notre méthode
Livrer avant la rentrée, jamais pendant
- 1Cartographie
Nous suivons le parcours d'une famille, de la demande d'information à la première échéance de scolarité, et nous comptons les gestes manuels.
- 2Priorisation
Nous chiffrons le temps passé par votre secrétariat pendant les six semaines de rentrée. C'est ce chiffre qui rend la décision évidente.
- 3Mise en place
Inscription en ligne et collecte des pièces d'abord, testées sur un niveau, puis communication et échéanciers. Livraison avant la campagne.
- 4Accompagnement de la première rentrée
Nous restons disponibles pendant la première campagne d'inscription. C'est le moment où les ajustements doivent être immédiats.
Vos questions
Questions fréquentes
Ce que les établissements scolaires nous demandent avant d'automatiser.
Préparez la prochaine rentrée
Décrivez-nous votre campagne d'inscription : combien de dossiers, combien de temps, combien de personnes mobilisées. Nous estimerons ensemble ce qui peut se faire seul. Trente minutes, sans engagement.