Automatisation — Formation
Automatisation pour organisme de formation
Inscriptions reçues par e-mail puis ressaisies, conventions établies une par une, convocations envoyées à la main, émargements scannés, attestations produites après coup, questionnaires de satisfaction relancés trois fois. Et quand l'audit Qualiopi approche, il faut reconstituer les preuves dossier par dossier.
Où part votre temps
Quatre tâches répétées à chaque session
Le contenu pédagogique change ; la mécanique administrative, elle, est identique d'une session à l'autre.
Les inscriptions ressaisies
Reçues par e-mail ou en PDF, elles sont retapées dans votre outil de suivi. Une coquille sur un nom ou un numéro se retrouve ensuite sur l'attestation.
Les convocations envoyées une par une
Convention, convocation, programme, informations pratiques : les mêmes documents produits et expédiés manuellement pour chaque stagiaire.
Les émargements et attestations traités après coup
Feuilles signées, scannées, classées, puis attestations produites une par une. C'est la partie la plus ingrate et celle qui prend le plus de retard.
Les preuves Qualiopi reconstituées à l'approche de l'audit
Les éléments existent, dispersés entre dossiers, boîtes mail et classeurs. Les rassembler mobilise plusieurs jours — et le stress qui va avec.
Ce que nous automatisons
La session tourne, les preuves se constituent seules
L'objectif : que la conformité soit un sous-produit de votre fonctionnement normal, pas un chantier avant chaque audit.
Une inscription en ligne qui crée le dossier
Le stagiaire ou son entreprise saisit une seule fois : le dossier, la convention et l'entrée de facturation se créent automatiquement, sans ressaisie ni coquille.
Convocations et documents envoyés au bon moment
Convention à l'inscription, convocation à J-7, informations pratiques la veille, relance sur les pièces manquantes : la séquence se déroule seule.
Émargement numérique et attestations automatiques
Signature sur tablette ou téléphone en début de demi-journée, attestations de fin de formation générées et envoyées dès la session clôturée.
Un dossier de preuves constitué au fil de l'eau
Chaque élément attendu se range automatiquement dans le dossier de la session. Le jour de l'audit, vous consultez au lieu de reconstituer.
Questionnaires de satisfaction relancés automatiquement
Envoyés à chaud, relancés une fois, consolidés dans un tableau de bord. Le taux de retour progresse, et l'indicateur est disponible sans travail supplémentaire.
Notre méthode
Déployer entre deux sessions
- 1Cartographie
Nous suivons une session complète, de l'inscription à l'attestation, et nous listons chaque document produit et chaque envoi manuel.
- 2Priorisation
Nous chiffrons le temps administratif par session, multiplié par votre volume annuel. Nous repérons aussi les preuves Qualiopi les plus coûteuses à reconstituer.
- 3Mise en place
Inscription et convocations d'abord, sur une session pilote réelle, puis émargement et attestations, puis dossier de preuves.
- 4Surveillance
Alerte sur les dossiers incomplets et sur les pièces manquantes avant chaque clôture de session.
Vos questions
Questions fréquentes
Ce que les organismes de formation nous demandent avant d'automatiser.
Allégez chaque session
Dites-nous combien de sessions vous organisez par an et le temps administratif que chacune vous prend. Le produit des deux chiffres est généralement parlant. Trente minutes, sans engagement.